Cẩm nang · Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện hay EOR?
Văn phòng đại diện tại Việt Nam được làm gì, không được làm gì, và khi nào dịch vụ EOR là cách tốt hơn để có nhân sự tại chỗ.
Cập nhật 22/10/2026 · Biên soạn và kiểm tra bởi đội ngũ tính lương và pháp lý lao động Nhân Kiệt (giấy phép cho thuê lại lao động 029/LĐTBXH-GP, tuyển dụng nhân sự tại Việt Nam từ 2009) · Đọc khoảng 6 phút · Thông tin tham khảo, không phải tư vấn pháp lý hay thuế
Trả lời ngắn
Nên mở văn phòng đại diện hay dùng EOR tại Việt Nam?
Hãy mở văn phòng đại diện nếu bạn chỉ cần một hiện diện có giấy phép tại Việt Nam để liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến, không gì hơn: theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện không được tạo doanh thu, bán hàng, xuất hoá đơn hay cung cấp dịch vụ. Hãy dùng dịch vụ EOR nếu bạn cần người tại Việt Nam làm công việc tạo ra sản phẩm — phát triển phần mềm, chăm sóc khách hàng, vận hành hay hỗ trợ bán hàng cho công ty ở nước ngoài — mà không phải lập pháp nhân. Văn phòng đại diện cần giấy phép của Sở Công Thương, thời hạn tối đa năm năm, một địa điểm văn phòng, và tự lo tiền lương, bảo hiểm xã hội, kê khai thuế cho nhân viên. EOR không cần giấy phép hay văn phòng của riêng bạn: bên EOR tuyển dụng nhân sự, bạn trả lương, các khoản đóng bắt buộc và phí hằng tháng, 99–199 USD mỗi nhân viên chưa gồm VAT với Nhân Kiệt.
Tóm tắt nhanh
- Văn phòng đại diện chỉ được liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến; không được bán hàng, xuất hoá đơn hay cung cấp dịch vụ.
- Giấy phép văn phòng đại diện do Sở Công Thương cấp, thời hạn tối đa năm năm.
- Văn phòng đại diện tự tuyển dụng nhân viên và tự lo tiền lương, bảo hiểm, kê khai thuế.
- EOR cho phép nhân sự làm việc tạo ra sản phẩm cho công ty ở nước ngoài mà bạn không cần giấy phép hay văn phòng.
- Cả văn phòng đại diện lẫn EOR đều không bán hàng cho khách Việt Nam bằng hoá đơn trong nước; việc đó cần công ty riêng.
Văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện được và không được làm gì.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, thành lập theo Luật Thương mại và Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Văn phòng đại diện không phải công ty và không có hoạt động sinh lời của riêng mình.
| Được phép | Không được phép |
|---|---|
| Làm văn phòng liên lạc cho công ty mẹ | Bán hàng hoá, dịch vụ hoặc thu tiền |
| Nghiên cứu thị trường | Xuất hoá đơn |
| Xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh cho công ty mẹ | Cung cấp dịch vụ có thu phí cho công ty mẹ hay bên khác |
| Tuyển dụng nhân viên cho các hoạt động trên | Cho thuê lại văn phòng |
Công ty mẹ thường phải hoạt động ít nhất một năm. Văn phòng đại diện phải có địa điểm văn phòng, báo cáo hoạt động hằng năm và gia hạn giấy phép trước khi hết hạn. Nhân viên chỉ được làm các chức năng được phép của văn phòng đại diện; những việc như phát triển phần mềm hay trả lời khách hàng cho công ty mẹ vượt ra ngoài phạm vi đó.
Căn cứ: Luật Thương mại 2005; Nghị định 07/2016/NĐ-CP về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài.
Tuyển dụng
Tuyển dụng nhân viên qua văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là người sử dụng lao động của nhân viên. Văn phòng ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và nộp tờ khai. Việc tuyển người lao động Việt Nam theo thủ tục riêng cho tổ chức nước ngoài tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài cần giấy phép lao động, trừ khi thuộc trường hợp miễn. Tất cả những việc này do bạn lo, thường cùng một đơn vị kế toán thuê ngoài, ngay từ nhân viên đầu tiên.
So sánh
So sánh văn phòng đại diện, EOR và công ty riêng.
| Văn phòng đại diện | EOR | Công ty riêng | |
|---|---|---|---|
| Giấy phép | Giấy phép văn phòng đại diện, tối đa năm năm | Bạn không cần | Đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp |
| Nhân viên được làm | Liên lạc, nghiên cứu, xúc tiến | Làm việc cho công ty ở nước ngoài | Mọi ngành nghề đã đăng ký |
| Bán hàng, xuất hoá đơn tại Việt Nam | Không | Không | Có |
| Văn phòng | Bắt buộc | Không cần | Bắt buộc |
| Lương, bảo hiểm, thuế | Văn phòng đại diện tự làm | Bên EOR làm | Công ty tự làm |
| Đóng cửa | Thủ tục chấm dứt văn phòng đại diện | Chấm dứt hợp đồng dịch vụ | Giải thể mất nhiều tháng |
Về phương án lập công ty, xem EOR hay thành lập công ty.
Thực tế
Phương án nào hợp với kế hoạch của bạn.
- Bạn muốn gặp đối tác và tìm hiểu thị trường: văn phòng đại diện, hoặc một người qua EOR làm cùng việc nghiên cứu đó.
- Bạn cần kỹ sư, thiết kế hay nhân viên hỗ trợ làm việc cho bạn: EOR, vì văn phòng đại diện không được cung cấp dịch vụ.
- Bạn muốn vừa có hiện diện có giấy phép vừa có đội ngũ làm việc: một số doanh nghiệp giữ văn phòng đại diện nhỏ để liên lạc và tuyển đội ngũ làm việc qua EOR.
- Bạn sẽ bán hàng cho khách Việt Nam: lập công ty riêng, dùng EOR trong những tháng chờ thành lập.
Ví dụ. Một công ty phần mềm cần một giám đốc quốc gia để xây dựng quan hệ đối tác và bốn lập trình viên. Công việc của giám đốc quốc gia phù hợp với văn phòng đại diện, nhưng công việc của lập trình viên thì không. Tuyển cả năm người qua Nhân Kiệt tốn 495–995 USD phí mỗi tháng, chưa gồm VAT, và không phải duy trì giấy phép hay văn phòng.
Sai lầm thường gặp
Sai lầm với văn phòng đại diện.
- Dùng nhân viên văn phòng đại diện làm việc tạo ra sản phẩm, như phát triển phần mềm hay chăm sóc khách hàng, ngoài chức năng được phép.
- Để văn phòng đại diện ký hợp đồng bán hàng hoặc thu tiền tại Việt Nam.
- Quên gia hạn giấy phép trước khi hết thời hạn năm năm.
- Quên nghĩa vụ người sử dụng lao động của văn phòng đại diện: bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và báo cáo hoạt động hằng năm.
- Nghĩ rằng văn phòng đại diện giúp tránh rủi ro thuế trong khi nhân viên thực tế đàm phán và chốt hợp đồng cho công ty mẹ.
Về rủi ro thuế, xem cơ sở thường trú tại Việt Nam.
Hỏi đáp
Văn phòng đại diện hay EOR: câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện tại Việt Nam có được tuyển nhân viên không?
Có. Văn phòng đại diện là người sử dụng lao động và tự lo hợp đồng, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, nhưng nhân viên chỉ được làm các chức năng được phép của văn phòng.
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng hay xuất hoá đơn không?
Văn phòng đại diện không được hoạt động tạo doanh thu: không bán hàng, không xuất hoá đơn và không cung cấp dịch vụ.
Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?
Tối đa năm năm và có thể gia hạn, theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Nhân viên văn phòng đại diện có được phát triển phần mềm cho công ty mẹ không?
Việc đó vượt ra ngoài liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến. Nhân sự làm việc tạo ra sản phẩm cho công ty mẹ thường được tuyển qua EOR hoặc công ty riêng.
EOR có rẻ hơn văn phòng đại diện không?
Với vài người, thường là có: EOR không cần văn phòng, giấy phép hay kế toán riêng của bạn, chỉ có lương, các khoản đóng và 99–199 USD mỗi nhân viên mỗi tháng với Nhân Kiệt.
Văn phòng đại diện có chuyển thành công ty được không?
Không chuyển đổi trực tiếp được. Bạn lập công ty qua đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp, rồi chấm dứt văn phòng đại diện nếu không còn cần.
Có cần văn phòng đại diện để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không?
Không. Bên EOR như Nhân Kiệt tuyển dụng người nước ngoài và xin giấy phép lao động với tư cách người sử dụng lao động.
Tuyển dụng tại Việt Nam? Chúng tôi lo tất cả với tư cách người sử dụng lao động.
Nhân Kiệt tuyển dụng đội ngũ của bạn, tính lương, bảo hiểm, thuế và giấy phép lao động. Phí: 99–199 USD mỗi nhân viên mỗi tháng, chưa VAT.
Nhận báo giá